실리콘밸리의 회의 문화

아마존의 CEO 제프 베조스가 2004년에 내린 결정은 회사 전체의 회의 문화를 바꿔놓았습니다. 베조스는 프레젠테이션 슬라이드가 핵심을 놓치고 복잡한 내용을 단순화시키는 경향이 있다고 판단했습니다. 그 대신 그는 구조화된 서술형 문서를 통해 심층적인 사고와 토론을 유도하고자 했습니다.

아마존의 회의는 독특한 방식으로 진행됩니다. 회의 시작 시 모든 참석자는 약 30분 동안 침묵 속에서 6페이지 문서를 꼼꼼히 읽습니다. 그런 다음 문서 내용에 대해 질문, 토론, 의사결정이 이어집니다. 이 방식의 가장 큰 장점은 모든 참석자가 동일한 정보를 갖고 토론에 참여한다는 점입니다.

아마존의 전 임원인 콜린 브라이어는 "이 방식이 처음에는 불편하게 느껴졌지만, 곧 그 가치를 깨달았다"고 말합니다. "문서 작성자는 자신의 생각을 명확하게 정리해야 하고, 독자는 내용을 정확히 이해한 상태에서 토론을 시작합니다. 이는 의사결정의 질을 크게 향상시켰습니다."

아마존 웹 서비스(AWS)의 성공적인 출시와 같은 중요한 의사결정들이 이러한 회의 방식을 통해 이루어졌습니다. 실제로 아마존 직원들은 이 방식이 도입된 후 회의 시간은 줄었지만 의사결정의 질은 향상되었다고 보고합니다.

애플의 전설적인 CEO 스티브 잡스는 불필요한 회의와 관료주의를 혐오한 것으로 유명합니다. 그는 회사가 성장함에 따라 책임 소재가 불분명해지는 것을 방지하기 위해 'DRI(Directly Responsible Individual)' 시스템을 도입했습니다.

DRI 시스템의 핵심은 단순합니다: 모든 프로젝트, 태스크, 그리고 회의에는 반드시 한 명의 직접 책임자가 지정됩니다. 이 책임자의 이름은 회의 안건, 프로젝트 계획서, 심지어 내부 이메일에도 명시됩니다. 포춘(Fortune)지에 따르면, 애플의 회의실에서는 "그것에 대한 DRI가 누구인가요?"라는 질문이 자주 오갑니다.

DRI는 단순히 회의를 주재하는 사람이 아닙니다. 그들은 해당 안건에 대한 최종 의사결정권자이며, 실행 결과에 대한 책임을 집니다. 이는 회의의 목적성을 분명히 하고, 의사결정을 가속화하며, 후속 조치를 보장합니다.

애플의 전 고위 임원인 켄 세갈에 따르면, "DRI 시스템은 조직의 투명성과 책임감을 크게 향상시켰습니다. 누가 무엇을 담당하는지 모두가 알기 때문에 업무 중복이나 책임 회피가 줄어듭니다."

아이폰, 아이패드와 같은 혁신적인 제품 개발 과정에서 DRI 시스템은 핵심적인 역할을 했습니다. 복잡한 프로젝트를 여러 작은 부분으로 나누고, 각 부분에 DRI를 지정함으로써 효율적인 의사결정과 책임있는 실행이 가능했습니다.

구글은 빠른 혁신과 반복적인 개발을 위해 애자일(Agile) 방법론을 적극 활용하는 기업입니다. 이 방법론의 핵심 요소 중 하나가 바로 '스탠드업' 또는 '데일리 스크럼' 미팅입니다.

구글의 자료에 따르면, 스탠드업 미팅을 도입한 팀들은 전체 회의 시간이 평균 25% 감소했으며, 프로젝트 완료 시간도 단축되었습니다. 특히 지메일, 구글 지도, 안드로이드 OS와 같은 복잡한 제품 개발 과정에서 스탠드업은 팀 간 소통과 협업을 촉진하는 데 중요한 역할을 했습니다.

재택근무에서도 가상 스탠드업을 활용하고 있습니다. 화상 회의로 진행되지만, 참가자들은 여전히 서서 참여하도록 권장받으며 시간 제한도 동일하게 적용됩니다.

페이스북(현 메타)의 COO 셰릴 샌드버그는 2013년 이런 이유로 'Meeting-Free Wednesday'를 도입했습니다. 개발자들이 코드에 집중할 시간이 부족하다는 피드백을 반영한 결정이었습니다.

하버드 비즈니스 리뷰에 따르면, 이 정책은 놀라운 결과를 가져왔습니다. 페이스북의 엔지니어링 팀은 미팅-프리 데이 도입 후 코드 커밋(개발자가 작성한 코드를 시스템에 반영하는 행위)이 수요일에 42% 증가했으며, 직원 만족도도 향상되었습니다.

페이스북의 한 엔지니어링 디렉터는 "연속적인 집중 시간의 가치는 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 복잡한 문제를 해결하려면 몰입 상태(flow state)에 들어갈 수 있어야 합니다"라고 설명합니다.

이 정책의 성공에 힘입어 페이스북은 이후 일부 부서에 '집중 시간(Focus Time)' 블록을 추가로 도입했습니다. 이는 매일 오전 또는 오후 특정 시간대에 회의를 잡지 않는 방식으로, 하루 중 일정 시간은 중단 없이 업무에 집중할 수 있게 합니다.

글로벌 스트리밍 거인 넷플릭스는 '문서 중심(Memo-driven)' 회의 문화로 시간 효율성과 의사결정의 질을 모두 높인 사례입니다.

넷플릭스의 전 인사 책임자 패티 맥코드는 자신의 저서 '파워풀(Powerful)'에서 "이 방식은 처음에는 부담스럽게 느껴질 수 있지만, 시간이 지나면서 모두가 그 가치를 인정하게 됩니다"라고 말합니다. "참석자들이 준비된 상태로 회의에 참여하기 때문에 토론의 질이 크게 향상됩니다."

넷플릭스의 연구에 따르면, 문서 중심 회의 방식을 도입한 후 회의 시간이 평균 25% 단축되었으며, 의사결정 속도는 40% 향상되었습니다. 특히 콘텐츠 전략, 마케팅 캠페인, 기술 인프라 결정과 같은 복잡한 주제에서 이 방식의 효과가 두드러졌습니다.

이러한 회의 문화는 넷플릭스가 빠르게 의사결정을 내리고, 글로벌 시장에 신속하게 대응할 수 있는 원동력 중 하나로 평가받고 있습니다.